Solutions de dématérialisation en milieu hospitalier

Nous vous présentons aujourd'hui notre solution d’E-Kanban pour optimiser la gestion de vos stocks de médicaments et de matériel dans le milieu hospitalier. Parce que les erreurs et le manque d’efficacité peuvent coûter très cher, notre application facilite la gestion des stocks et des équipements sur votre site, en fournissant une gestion des données et des analyses connexes. Comment les étiquettes électroniques de gondole améliorent-elles la gestion des réapprovisionnements ? Quels sont les bénéfices pour le milieu hospitalier ?

Gérer les stocks dans le milieu hospitalier avec l'IoT

Chaque jour, des millions de médicaments et de consommables doivent être mis à la disposition des médecins et des infirmières dans les hôpitaux. Avec leurs centaines de services, ces organisations ne peuvent laisser au hasard la gestion de leurs stocks. Les services hospitaliers sont organisés comme suit : chacun a sa propre pharmacie, approvisionnée par un point central. Les médicaments et le matériel sont présentés dans des bacs. Avant la mise en place de notre solution d’IoT, quand un bac était vide, l’étiquette du bac était mise dans une boîte de collecte et envoyée à la pharmacie centrale 1 à 2 fois par semaine. Le problème ? Soit le matériel était présent dans la pharmacie, soit il y avait commande auprès des fournisseurs. Il pouvait ainsi y avoir, sur certaines références, des trous de consommation.

Dans une pharmacie de service, il peut y avoir 1 000 bacs. Parfois, il y a peu de différences entre les références. Le système de gestion manuel présente ainsi les limites suivantes : 

• Erreurs d’inversement de références.

• Temps de réapprovisionnement qui peut être long.

Pour pallier ces soucis, des systèmes Kanban manuels ou semi-manuels sont généralement en place. Mais, les étiquettes standards imprimées présentent également des limites :

• Risque de commettre des erreurs lors du réapprovisionnement et du picking.

• Perte de temps lors du scannage manuel des références à commander.

L’étiquette électronique de gondole (EEG) a été développée en réponse à ces diverses problématiques des centres hospitaliers et des acteurs logistiques, et ce, à plusieurs niveaux:

• Dans l’entrepôt : sans EEG, utilisation de l'étiquette papier BIN uniquement pour l'emplacement du stock. Mais, peu d'informations sont affichées et la mise à jour automatique du stock est impossible. Faible visibilité du stock en raison du manque d’informations.

Pendant l’étape de picking : impression papier entraîne un risque de taux d’erreur élevé dans le picking. l’opérateur doit remonter les informations papier à l’informatique pour faire le réapprovisionnement.

Remarque : Notre solution utilisée en logistique (Pick To Light) diffère du Kanban digitalisé commun par le fait qu’elle ne nécessite pas de câblage.

Présentation de E-Kanban, l’allié de l’optimisation des stocks

Solution déjà déployée dans des hôpitaux, elle vous propose un paramétrage sur-mesure pour une meilleure pertinence.

Les particularités de la solution

Notre solution de E-Kanban, présente les caractéristiques suivantes :

• Optimisation de vos processus de réapprovisionnement en temps réel grâce à l'association produit / pharmacie / quantité / date.

• Des étiquettes BLE (Bluetooth) interactives et connectées à votre ERP assurant une vérification des attentes simplifiée pour les inventaires.

• Gestion rapide et sécurisée : lors d’une pénurie de produit, un bouton suffit pour déclencher la commande.

 ➡️ L'étiquette dispose d'un bouton pour générer les commandes.

Comment le processus de réapprovisionnement fonctionne-t-il ? 

1. Lorsqu’un produit n’est plus disponible dans le stock (soit parce que les bacs sont vides, soit parce que le stock de sécurité est atteint), un opérateur appuie sur le bouton de l’étiquette afin d'alerter. L’étiquette change pour indiquer un réapprovisionnement en attente.

2. Une alerte est remontée dans la solution. Les responsables du réapprovisionnement dans le magasin concerné déclenchent la génération d’une commande interne.

3. Un email est automatiquement envoyé à l’équipe chargée du réapprovisionnement, lors de l’approvisionnement, l’opérateur valide l’action de réapprovisionnement sur sa tablette. L’affichage est mis à jour : fond blanc qui signifie que le produit est disponible.

L’étiquette BLE

C’est le point central de la solution. Grâce à l'étiquette électronique avec bouton interactif, les processus de réapprovisionnement peuvent être déclenchés par le personnel, en appuyant simplement sur un bouton. Voici les différentes parties de l’étiquette :

• LED clignotante : indique la position du bac. Différents usages en fonction des couleurs de clignotement (employés, avertissements, notifications…).

• Bouton interactif : confirmation de tâche, notification d'événement et information sur les changements.

• Couleur affichée : notifications et avertissements, informations sur le niveau des stocks, confirmation d'action.

Au quotidien, trois affichages sont disponibles sur l’écran de l’étiquette :

Nos étiquettes peuvent afficher une variété de contenus, y compris des mots, des images et un tableau à l'aide d'une solution de transfert d'image.

Voici une nouvelle version d'étiquette à écran disposant de 7 couleurs

UBI Manager et UBI Cloud : les compléments des étiquettes

Notre solution UBI Manager sert à la remontée des données collectées dans votre SI, grâce à ses nombreuses fonctionnalités :

• Collecte des informations à partir d'une large gamme d'appareils d'acquisition.

• Exécution des fonctions nécessaires au fonctionnement des périphériques de collecte de données (lecteur, imprimantes, station d'encodage, tunnel de lecture…).

• Connexion aux équipements de l'industrie, aux automates programmables et à d'autres interfaces spécifiques.

• Interfaces avec UBI Cloud.

L’interface UBI Cloud offre l’accessibilité aux KPIs pour le manager des opérations. La convergence et l’agrégation des données aident dans les opérations de :

• Planification ;

• Pilotage ;

• Partage de l’information ;

• Optimisation de la performance.

UBI Cloud propose aussi une fonctionnalité analyse, et son mode alerte permet une notification immédiate en cas d'erreur.

Bénéfices de la solution E-Kanban pour les acteurs pharmaceutiques

L’utilisation des étiquettes BLE facilite grandement la gestion des stocks :

• Demande envoyée en appuyant uniquement sur le bouton.

• Mise à jour en temps réel.

• Modification de codification simple, nécessaire suite à un changement de réglementation par exemple.

• Localisation rapide et sécurisée par le biais du système de conduite de réapprovisionnement.

• Ergonomie et gain de temps.

• Diminution des coûts grâce à la diminution des erreurs (exemple : pour un équipementier qui envoie les ailes de voiture, une erreur de picking peut représenter 500 000 euros par jour d’arrêt de production !).

• Indication d’un produit de substitution en cas de rupture (utilisation possible avec la localisation dans la pharmacie).

• Durabilité : batterie de 5 ans.

• Praticité : pas de câblage nécessaire. Lorsque le personnel cherche une référence, le système de clignotage aide à identifier la localisation du bac.

Finalement, l’EEG favorise :

• La digitalisation et l’optimisation du processus de réapprovisionnement pour les magasins : réduit les coûts de fonctionnement et les heures de travail en remplaçant les tableaux logistiques pour les chariots Kanban.

• L’automatisation des commandes : fournit un ordre de fabrication et des informations connexes pour l'opérateur sur site.

• La suppression d’une gestion au fil de l’eau : indique l’emplacement de pièces et informations de stock.

• La simplification pour les opérateurs : fournit des informations essentielles sur l'équipement à l'employé pour une gestion efficace.

La digitalisation de la méthode Kanban assure la fiabilisation et l’optimisation des processus et offre un gain de temps. Elle offre aussi une amélioration de l’ergonomie de travail, très importante pour les métiers exigeant des domaines de la santé et de la logistique. Notre équipe d'experts UBI Solutions est prête à intervenir sur site pour déterminer, avec vous, la solution idéale.

Pour plus d’informations, découvrez toutes nos solutions pour l’industrie 4.0 sur notre site.